Деловое общение

Деловое общение является разновидностью социального и заключает в себе межличностные взаимодействия людей в процессе трудовой деятельности как фактор (сила), организующий совместную деятельность.

Благодаря ему достигается распределение функциональных (статусно-ролевых) обязанностей, согласование индивидуальных усилий, обмен информацией, опытом, результатами, мыслями и т.п. В деловых отношениях мы общаемся по заранее намеченному плану, т.е. общаемся именно так, как задумали. Однако при этом придерживаемся определенного стиля общения: а) субординационного — «руководитель — подчиненный» на основе административных норм; б) служебно-товаришеского — между коллегами; в) дружеского. Благодаря ролям, общение приобретает четкие рамки: каждый знает, что можно ожидать от партнера, и что следует делать самому. Общение взаимозависимых партнеров обусловливает их равную заинтересованность в согласовании своих интересов как основы нормальных деловых отношений и преуспевания. Оно включает в себя:
- взаимопонимание: откровенность или скрытость,
- взаимоотношение: доверие или недоверие,
- взаимодействие: сотрудничество или противоборство.

Деловое общение предстает как соединение деловых и межличностных взаимодействий, в которых участники руководствуются подчас противоречивыми интересами. В результате, существует возможность различного рода коллизий, столкновений, конфликтов, иногда с трудно распознаваемой основой как внутри, так и вне корпорации. Знание разнообразных форм общения, их специфики, технологий воздействия, составляет профессиональную компетенцию менеджеров, руководителей, специалистов и придает рыночным отношениям цивилизованный характер, приводит к эффективной реализации намеченных целей общения и ожидаемому результату. Деловое общение проявляется также во внутренних и внешних связях организации и имеет своим основанием взаимодействие ее формальных и неформальных структур, формальных деловых отношений и соображений неформального характера. Корпоративная культура подразумевает их приближение друг к другу, чтобы облегчить работникам деловое общение. Это является заботой коммуникационного менеджмента как элемента ПР-деятельности.

Формальные компоненты выступают как схема и система субординации, заданные и организованные руководством фирмы (компании) исходя из производственных, общетехнологических потребностей. Им присущи функциональная строгость и определенная дифференциация работников: подгруппы руководителей (управляющих), опытных специалистов, обслуживающий персонал и т.д. Между группами разных уровней имеет место вынужденная форма общения людей, а деловые контакты заранее предписаны, стандартизованы и обезличены. Формальный подход к организации межличностного общения складывается из всей совокупности должностных полномочий и обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач: штатное расписание, перечень должностей, субординация и жесткие методы контроля. С их нарушением связаны дисфункции организации и девиантное (негативное) поведение работников. Неформальные компоненты выступают как «теневая» субординация, которая задается конфигурацией коммуникационных каналов, возникающих по интересам, служебному положению, социально-психологическим установкам в процессе функционирования корпорации. Им присуще стихийное проявление в процессе совместной работы, отражающее то, «как все это у нас происходит». Персонифицированные межличностные взаимодействия (дружеские, товарищеские, напряженные, конфликтные) образуют малые группы: кружки, компании, клики и т.п., которые сотрудничают или борются между собой. Однако, чтобы обнаружить неформальную структуру, нужны специально разработанные методики (социометрия). При этом чем больше она выражена, тем хуже организации.

Деление на формальную и неформальную структуры удобно тем, что благодаря этому устанавливаются сферы интеракции — повседневного межличностного взаимодействия:
а) первичная сфера — это область доверительно-личностных (неофициальных) отношений и взаимодействий на основе одобрения (осуждения) со стороны коллег, друзей (поддержка общественным мнением) — неписаные правила;
б) вторичная сфера — это область деловых (официальных), статусно-ролевых отношений и взаимодействий на основе одобрения (осуждения) со стороны администрации, официальных органов (институциональная поддержка) — писаные нормы-рамки. Комплексное применение таких правил устанавливает своего рода равенство всех членов корпорации по отношению к функциональным требованиям, придает больше законности, объективности роли руководства и контроля, нейтральности формальным правилам (отношениям «через правила»), без сокращения персонифицированных отношений.

Корпоративная культура подразумевает их приближение друг к другу, чтобы облегчить работникам деловое общение. Сюда входит, во-первых, дифференциация всех сотрудников по служебному положению, интересам и социально-психологическим установкам и т.п. Она дает возможность выделять подгруппы – малые группы в корпорации: - первичные – вторичные; - формальные (официальные) — неформальные (неофициальные); - референтные — членские; - скрытые (квазигруппы, клики). Это позволяет иметь объективную картину взаимодействий малых групп во внутренней среде фирмы, определять совокупность управленческих действий и адресное влияние в этом аспекте службы PR.

Во-вторых, координация системы свободно связанных организационных сетей по вертикали и горизонтали.
1. По вертикали координация и связь действуют по командной цепи и по цепи распределения полномочий — от высшего руководства к управляющим более низкого ранга. Трудности и препятствия понимания между ними возникают при «соприкосновении» и «перекрытии» сфер прав и обязанностей на каждом уровне:
а) вертикальная связь вниз: обычно носит директивный характер и ее затрудняют: недоверие или неприязнь, испытываемые к управляющему, неблагоприятный опыт выполнения предшествующих распоряжений, падение престижа и унижение человеческого достоинства; непонятный язык и др.;
б) вертикальная связь вверх, в основном состоит из предоставления докладов, отчетов, запросов об оказании помощи. В данном случае чувства неприязни, недоверия, болезненного самолюбия, соображения престижного характера и др. могут серьезно затруднить связь.

2. По горизонтали связь и координация действуют между работниками вне команды, где нет связи с вышестоящим руководством, и обеспечивают сотрудничество между отделами в рамках всей фирмы. Престижные соображения редко играют здесь большую роль, хотя чувства личной симпатии, неприязни и зависти могут вызывать определенные трудности. Кроме того, общающиеся не стараются тщательно отрабатывать содержание сообщений, информации, поэтому могут быть неправильно понятыми.

3. Внешняя связь — это связь с внешней общественностью и принимающие сообщения мало известны управляющим и персоналу. Сообщения посылаются с помощью средств распространения: телефон, письмо, СМИ. Трудности имеют место в кодировании и расшифровке сообщений: ошибочное представление о требующейся информации ведет к тому, что ее могут передать с неправильным значением, искажением, что ведет к непониманию. Чем проще организационная сеть, чем меньше уровней подчинения и чем выше ритмичность каждого отдела, тем легче достичь оптимального, делового общения, сотрудничества и координации объединенных усилий.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Вы можете оставить комментарий, или отправить trackback с Вашего собственного сайта.

Написать комментарий

Вы должны войти чтобы оставить комментарий.